Für Vorträge werden oft PowerPoint Präsentationen erstellt und später als PDF exportiert, um sie zum Download zur Verfügung zu stellen oder per Mail zu versenden.
In der Praxis sind diese Dateien meist viel zu groß, weil zu große Grafiken verwendet und Kompression außer Acht gelassen wird.
Diese Dateien „klein“ zu halten, ist oft nicht sehr viel Aufwand, aber sollte schon zu Beginn bedacht werden.
Wir haben uns einmal die Mühe gemacht und für Sie etwas dazu geschrieben.
PowerPoint-Datei (.pptx, Bspl: Office 2016)
- Bilder vor dem Einfügen verkleinern
- Fotos nie direkt aus der Kamera einfügen. Vorher als JPG speichern (max. 1600 pxBreite).
- Erst dann in PowerPoint einfügen.
- Bilder in PowerPoint komprimieren
- Bild anklicken → Menü „Bildformat“ → „Bilder komprimieren“:
- Haken bei „Nur dieses Bild“ rausnehmen
- „Zielausgabe“: Web (150 ppi) oder E-Mail (96 ppi)
- Haken bei „Zugeschnittene Bildbereiche löschen“ setzen
- OK drücken
- Versteckte Daten löschen
- Datei → Informationen → Präsentation prüfen → Auf Probleme prüfen → persönliche Infos löschen.
- Videos & Audios komprimieren
- Datei → Informationen → Medien komprimieren → Internetqualität.
- Als optimierte Kopie speichern
- Datei → Exportieren → PowerPoint-Präsentation (*.pptx) → neue Datei speichern.
- In PowerPoint richtig exportieren
- Datei → Exportieren → PDF/XPS-Dokument erstellen → Optionen:
- „Optimieren für: Minimale Größe (Onlineveröffentlichung)“ auswählen
- Bilder komprimieren aktivieren
- PDF zusätzlich oder nachträglich komprimieren
- Adobe Acrobat: Datei → Speichern als → Optimiertes PDF (150 ppi).
- kostenlose Alternativen
- Online z.B. smallpdf.com, ilovepdf.com, pdf24.org nutzen
- Mac z.B. PDFgear
Faustregeln zur Größe
- Nur Text + Grafiken → unter 1 MB
- Mit Bildern → 3–10 MB
- Mit Fotos/Videos → 10–30 MB
Trotzdem gilt, je kleiner, desto besser. Die meisten Präsentationen kommen mit unter 1 MB sehr gut zurecht.